Zapytanie ofertowe - usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego 3 projektów unijnych

Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

I. Nazwa i adres Zamawiającego
UNIWERSYTET WARMIŃSKO – MAZURSKI W OLSZTYNIE
Centrum Innowacji i Transferu Technologii
ul. Prawocheńskiego 9, 10 – 720 Olsztyn
Tel. 089/524 52 53, Fax : 089 / 524 52 60

II. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytu 3 projektów pn.: „Budowa Uniwersyteckiego portalu służącego rozwojowi e-usług dla Warmii i Mazur”, „Budowa laboratorium fuzji obrazowych”, „Budowa infrastruktury B+R do prowadzenia zadań z zakresu medycyny nuklearnej” będących w okresie trwałości, realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 7 „Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego”, Działanie 7.2 „Promocja i ułatwianie dostępu do usług teleinformatycznych”, Poddziałanie 7.2.1 „Usługi i aplikacje dla obywateli” oraz Oś priorytetowa 1 „Przedsiębiorczość”, Działanie 1.1 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałanie 1.1.3 „Inwestycje infrastrukturalne tworzące powiązania kooperacyjne pomiędzy jednostkami naukowymi i badawczo – rozwojowymi a przedsiębiorstwami”.

Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu były kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiegała zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.

Audyt powinien być przeprowadzony zgodnie z Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

WAŻNE!
Zgodnie z ww. Wytycznymi Wykonawca audytu zewnętrznego przeprowadzającego audyt po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu nie może być tożsamy z wykonawcą audytu przeprowadzającego audyt przed zakończeniem okresu trwałości projektu.

Poszczególne audyty obejmują okres od dnia rozpoczęcia realizacji danego projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

1. Projekt pn. Budowa Uniwersyteckiego portalu służącego rozwojowi e-usług dla Warmii i Mazur
Całkowita wartość projektu: 1 169 759,62 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 1 169 759,62 zł
Kwota dofinansowania: 994 295,67zł
Okres, którego dotyczy audyt: 03.03.2008 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

2. Projekt pn. Budowa laboratorium fuzji obrazowych
Całkowita wartość projektu: 4 144 532,38 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 3 735 137,14 zł
Kwota dofinansowania: 3 174 866,56 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 27.02.2014 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

3. Projekt pn. Budowa infrastruktury B+R do prowadzenia zadań z zakresu medycyny nuklearnej
Całkowita wartość projektu: 4 573 663,22 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 3 742 807,15 zł
Kwota dofinansowania: 3 181 386,06 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 27.02.2014 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

III. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:
1. Gotowość organizacyjna Beneficjenta obejmuje m.in.:
1.1. ocenę wielkości i przygotowania kadr;
1.2. identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych);
1.3. ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji;
1.4. sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów.

2. Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje m.in.:
2.1. sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji;
2.2. sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową;
2.3. badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej);
2.4. sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie;
2.5. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach);
2.6. kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami;
2.7. sprawdzenie zapewnienie przez Beneficjenta wkładu własnego;
2.8. weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie);
2.9. sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych);
2.10. badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi,
2.11. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu,
2.12. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,
2.13. sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta,
2.14. sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwego Urzędu Skarbowego (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny),
2.15. ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny),
2.16. sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

3. Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez:
3.1. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych);
3.2. ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi przekazanymi przez Zamawiającego;
3.3. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie;
3.4. sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych;
3.5. potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacja projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami);
3.6. sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu;
3.7. potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia;
3.8. sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników;
3.9. sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte;
3.10. sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości).

4. Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:
4.1. w przypadku audytu projektu inwestycyjnego sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu;
4.2. w przypadku audytu projektu o charakterze niematerialnym sprawdzenie zgodności realizacji działań z wnioskiem i umową o dofinansowanie;
4.3. potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.

5. Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.:
5.1. sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu;
5.2. sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.

6. Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczy:
6.1. polityki równości szans i niedyskryminacji;
6.2. polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych).
6.3. Polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).

7. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje:
7.1. potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

8. Wykonawca po przeprowadzonym audycie, zobowiązany jest do przekazania raportu zawierającego następujące elementy:
8.1. podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania);
8.2. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym;
8.3. termin, w którym prowadzono audyt;
8.4. okres objęty audytem;
8.5. cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu;
8.6. podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu;
8.7. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego. Minimalny poziom ufności dla postępowania audytowego to 95%;
8.8. ustalenie stanu faktycznego;
8.9. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień;
8.10. miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu.

Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

IV. Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego:
1) O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:
a) udokumentowane kwalifikacje,
b) udokumentowane doświadczenie:
- w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,
- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania w okresie ostatnich 3 lat, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 3,
b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 4
c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
5) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu należy mieć na uwadze, że jednym z członków zespołu audytowego powinna być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
6) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w niniejszych Wytycznych składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające audyt (Załącznik nr 1 do Wytycznych).

V. Termin wykonania zamówienia
1. Termin realizacji zamówienia dla poszczególnych projektów:
1.1 Budowa Uniwersyteckiego portalu służącego rozwojowi e-usług dla Warmii i Mazur od 12 do 23.10.2020 r.;
1.2 Budowa laboratorium fuzji obrazowych od 26.10.2020 do 06.11.2020 r.;
1.3 Budowa infrastruktury B+R do prowadzenia zadań z zakresu medycyny nuklearnej od 23.11.2020 do 04.12.2020 r.;
2. Wskazany termin obejmuje przeprowadzenie audytu oraz przygotowanie raportu i opinii, jak również dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego.

VI. Opis sposobu przygotowania ofert
1. Oferta winna być sporządzona na określonym przez zamawiającego formularzu ofertowym.
2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim, napisana na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką.
3. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie rejestrowym, właściwym dla formy organizacyjnej wykonawcy.
4. Zamawiający dopuszcza złożenie przez każdego Oferenta tylko jednej oferty i wyłącznie na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

VII. Miejsce oraz termin składania ofert
1. Ofertę należy przesłać do dnia: 18.08.2020 r. na adres:

Uniwersytet Warmińsko – Mazurski w Olsztynie
Centrum Innowacji i Transferu Technologii
ul. Prawocheńskiego 9, 10 – 720 Olsztyn
Tel. 089/524 52 53
Fax : 089/524 52 60
lub w formie elektronicznej na adres: weronika.turolska@uwm.edu.pl

W temacie wiadomości należy wpisać: Zapytanie ofertowe – audyty zewnętrzne projektów

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dot. treści złożonych ofert.

VIII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
1. Wykonawca określi cenę zamówienia w PLN cyfrowo i słownie uwzględniając należny podatek VAT. Cenę zamówienia należy określić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
2. Cena podana przez Wykonawcę dotyczy przeprowadzenia audytu i musi zawierać wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę.
3. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom.

IX. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
- Cena - 80 pkt.
- Doświadczenie:
a) od 1 do 5 audytów zewnętrznych – 5 pkt
b) 6-10 audytów zewnętrznych – 10 pkt
c) 11-15 audytów zewnętrznych – 15 pkt
d) 16 i więcej audytów zewnętrznych – 20 pkt.
2. Wykonawca wskazuje w Formularzu ofertowym (zał. 1) doświadczenie, jakie posiada wskazując na liczbę wykonanych audytów zewnętrznych w okresie ostatnich 3 lat tj. od 11 sierpnia 2017 r. do 10 sierpnia 2020 r.
3. Maksymalną liczbę punktów (100) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę za realizację zamówienia i wykaże największą liczbę zrealizowanych audytów w okresie ostatnich 3 lat.

X. Informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów przyjętych w zapytaniu.
2. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana, o planowanym terminie i miejscu podpisania umowy.
3. Zamawiający zastrzega sobie:
- prawo do swobodnego kopiowania raportu i opinii,
- przeniesienie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego.

XI. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami jest: Pani Weronika Turolska, tel. 89/ 523 41 60, fax. 89/ 523-49-00, e-mail: weronika.turolska@uwm.edu.pl

Załączniki:
Załącznik nr 1: Formularz ofertowy.
Załącznik nr 2: Wzór umowy z Wykonawcą.
Załącznik nr 3: Wykaz przeprowadzonych audytów w okresie ostatnich 3 lat.
Załącznik nr 4: Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia.