20 minut, które mogą otworzyć świat

Aby zadziałała dobra współpraca, potrzebne jest zaufanie. Czasem buduje się je latami, ale zawsze zaczyna się od pierwszego kroku. I właśnie takim krokiem bywają spotkania B2B – intensywne, trwające zaledwie 20 minut, a jednak potrafiące otworzyć drzwi do nowych kontraktów biznesowych, inspiracji czy choćby do refleksji nad tym, dokąd zmierza nasza firma.

Spotkania B2B organizowane przez Enterprise Europe Network to krótkie, wcześniej umówione rozmowy biznesowe pomiędzy firmami. Trwają zwykle ok. 20 minut i pozwalają w szybki sposób sprawdzić, czy istnieje potencjał do współpracy – wymiany ofert, rozpoczęcia wspólnych projektów czy zawarcia kontraktów. To rodzaj „biznesowych randek”, w których najważniejsze jest dobre przygotowanie i otwartość na nowe kontakty.

Dla wielu przedsiębiorców to chwila, w której zadają sobie pytanie: co mam do zaoferowania, czego potrzebuję, jak mogę wykorzystać tę okazję, by budować przyszłość? Być może akurat dziś nie padnie konkretna propozycja, ale zdobyta wiedza, nawiązany kontakt czy uśmiech partnera zza stolika – to są ziarenka, z których później może wyrosnąć solidna współpraca.

Olsztyn – miejsce, gdzie zaczynają się rozmowy

18 września w Hotelu Wileńskim odbyła się konferencja „Otwarci na kraje DACHL” – zorganizowana przez Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego  wspólnie z  Centrum Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym UWM w Olsztynie. To już kolejna edycja spotkań, które mają wspierać firmy z Warmii i Mazur w wychodzeniu na rynki niemieckojęzyczne.

W tym roku w wydarzeniu uczestniczyło prawie 60 osób, a do Olsztyna przyjechało 8 firm z Niemiec. Odbyło się niemal 40 rozmów B2B – nie tylko między polskimi i niemieckimi firmami, ale także pomiędzy samymi przedsiębiorcami z regionu. Czasem była to okazja do odnowienia dawnych kontaktów, innym razem – do rozmowy o współpracy między podmiotami, które teoretycznie mogłyby być konkurentami. To właśnie w takich momentach najbardziej czuć było ducha współpracy.

– CWO aktywnie działa na rzecz wzmacniania wpływu uczelni na otoczenie społeczno-gospodarcze. Dzięki wysokim kompetencjom zespołu Enterprise Europe Network i świetnej współpracy z urzędem marszałkowskim tworzymy przestrzeń do umiędzynarodowienia firm i inspirujemy je do odważnego wychodzenia na rynki zagraniczne – podkreśla Marta Wangin, dyrektorka CWO.

Randki biznesowe i wielkie możliwości

Za organizację „randek biznesowych” odpowiadały doradczynie Enterprise Europe Network. – Naszą rolą jest dobranie partnerów do rozmów tak, by miały one jak największy sens biznesowy. Pomagamy przygotować profil firmy, wskazujemy potencjalne pola współpracy, a potem dbamy, by czas przy stoliku został dobrze wykorzystany – tłumaczy Joanna Popiel-Królik, kierowniczka projektu EEN w CWO.

Rozmowy trwały dokładnie 20 minut. To może wydawać się mało, ale to wystarczająco, by sprawdzić, czy jest przestrzeń do dalszej współpracy. Konkretne kontrakty często pojawiają się dopiero po kilku miesiącach, ale te krótkie spotkania są pierwszym kamieniem milowym.

Głos przedsiębiorców

Magdalena Dudek z firmy Rolmax przyjechała, by sprawdzić oczekiwania niemieckich klientów wobec polskich producentów mrożonej żywności. – Udało nam się nawiązać kontakt z jednym z większych niemieckich producentów. To doświadczenie jest bezcenne, bo trudno na własną znaleźć kontrahenta – podkreśla.

Wioletta Łukaszuk z Total Quality Solutions dzięki spotkaniu znalazła partnera w Bonn, który – podobnie jak jej firma – zajmuje się systemami zarządzania jakością. – Teraz mogę swoim klientom oferować szersze wsparcie na rynkach zagranicznych.– mówi.

Z kolei dla Barbary Taranko z fabryki mebli Taranko konferencja stała się idealnym wstępem do targów w Niemczech, na które wybierała się już tydzień później. – Spotkanie pokazało, jak wiele możliwości daje współpraca i jak ważne jest, by nie bać się wyjść poza własne podwórko. Inspirujące były zarówno rozmowy przy stolikach, jak i dyskusje ekspertów na konferencji – dodaje.

Inspirująca konferencja

Równolegle do spotkań B2B odbywała się konferencja. Eksperci dzielili się wiedzą o specyfice współpracy polsko-niemieckiej, o tym, jak sprawdzać potencjał produktów na rynkach zagranicznych, jak nie utknąć w cieniu dużych, rozpoznawalnych marek i jakie wymagania prawne trzeba spełnić.

Podczas wystąpień eksperckich padło kilka bardzo konkretnych wskazówek. Pan Leo Mausbach zwrócił uwagę na temat sukcesji i wykupów firm – w Niemczech często łatwiej jest przejąć rozpoznawalną markę i produkować pod jej szyldem, niż próbować przekonać klientów do zupełnie nowej nazwy. Wskazał też na ważną dysproporcję – Niemcy znacznie więcej eksportują do Polski, niż z niej importują, a głównym filarem tego handlu są maszyny.

Z kolei w prezentacji „Sposoby oceny partnerów handlowych na rynkach zagranicznych” – Pan Tomasz Baron podkreślił praktyczny aspekt analizy kodów celnych. To one pokazują, gdzie dany produkt faktycznie się sprzedaje i czy rynek, na który firma celuje, jest najlepszym wyborem. Warto sprawdzić, którzy eksporterzy są najwięksi w danej branży, skąd najbliżej importuje się produkty i kto dominuje na rynku – bo te informacje mogą otworzyć oczy na zupełnie nowe kierunki ekspansji.

Sztuka przygotowania

Kto choć raz uczestniczył w takich rozmowach, wie, że diabeł tkwi w szczegółach. Najpierw warto dobrze sprawdzić, kto siada po drugiej stronie stołu. Co oferuje firma? Z czym się mierzy? W czym możemy jej pomóc? Potem czas na materiały – próbki, prezentacje, drobne, ale przemyślane upominki. Dobrze przygotowany pitching to podstawa – krótki, rzeczowy, dostosowany do rozmówcy. A do tego pytania, które pokazują, że nie przyszliśmy jedynie mówić, ale naprawdę słuchać.

I choć to banał – znaczenie ma też pierwsze wrażenie. Sposób, w jaki się przedstawiamy, ton głosu, ubiór. Kupujemy nie tylko produkt czy usługę, ale także emocje i pewność, że mamy przed sobą partnera, któremu warto zaufać.

Co potem?

Po spotkaniu dopiero zaczyna się praca. Dobrze jest w ciągu tygodnia przypomnieć się mailowo lub telefonicznie, rozwinąć rozmowę, zaproponować kolejne spotkanie – czasem online, czasem już w firmie. Trzeba być przygotowanym merytorycznie, mieć konkretną propozycję i pamiętać o różnicach kulturowych. Zaufanie buduje się powoli, ale bez pierwszego kroku – nigdy się nie uda.

Radość i wyzwania organizacyjne

Spotkania B2B mają ogromną moc – dają przestrzeń do rozmowy face to face, pozwalają poznać potrzeby partnera, wymienić doświadczenia i otwierają drzwi do nowych możliwości. Po takim wydarzeniu zostaje zmiana perspektywy, świadomość nowych kierunków rozwoju, a przede wszystkim dostęp do zupełnie nowej sieci kontaktów.

Ale nie zawsze wszystko idzie gładko. Z punktu widzenia organizatora widzimy też trudniejsze strony tej pracy. Czasem firmy rejestrują się, a potem… nie przychodzą. Albo obiecują kontakt, którego nigdy nie nawiązują. W takich chwilach pojawia się frustracja – finansowa, organizacyjna i wizerunkowa. Dlatego jeszcze bardziej doceniamy te firmy, które są responsywne, przygotowane i traktują spotkania poważnie. To właśnie z nimi powstają realne relacje i długofalowa współpraca.

To dopiero początek

Optymizm, otwartość, pozytywne nastawienie – to zostaje po tym wydarzeniu. Polskie firmy pokazały, że są równorzędnymi partnerami w rozmowie z Niemcami, a dzięki wsparciu instytucji takich jak Centrum Współpracy z otoczeniem Społeczno-Gospodarczym i Enterprise Europe Network, droga do międzynarodowych kontraktów staje się prostsza.

A już wkrótce kolejna okazja do spotkań – tym razem ze Skandynawami, na które zapraszamy już 30 października.