BAZA DOKUMENTÓW

Krótki poradnik / FAQ – Science4Bussines - Zadanie nr 1 Inkubator Rozwoju

1. Podstawowa zasada rozliczania kosztów Koszty w projekcie rozlicza się wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych wydatków.

Oznacza to, że:

  • wydatek musi być faktycznie poniesiony w czasie realizacji prac B+R,
  • musi być zgodny z budżetem i załącznikami do Porozumienia,
  • musi posiadać pełną dokumentację (np. faktura, opis, protokół odbioru, umowa przy zakupach pow. 10 tys. zł netto).

 

2. Czy można zmienić budżet projektu?

Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Zmiany mogą dotyczyć jedynie wydatków rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych kosztów .

Jeśli w trakcie realizacji badań pojawi się konieczność zmian w budżecie:

  1. przygotuj zmiany we wniosku i harmonogramie finansowym w trybie „rejestruj zmiany”,
  2. przygotuj pisemne uzasadnienie (patrz zał. 10)
  3. złóż komplet dokumentów do CWO.

Zmiany wymagają akceptacji:

  • Kierownika Projektu,
  • Lidera Konsorcjum,
  • Instytucji Zarządzającej (w niektórych przypadkach).

 

3. Co trzeba przygotować przed rozpoczęciem ponoszenia wydatków?

 

1️⃣ Szablon kosztorysu

Należy przygotować budżet na 2026 rok i złożyć go do Biura Planowania i Monitoringu Finansowego (patrz zał. nr 1). Budżet przygotowuje się na każdy rok kalendarzowy, w którym realizowana będzie praca B+R

2️⃣ Harmonogram realizacji zamówień publicznych

Przed rozpoczęciem realizacji projektu trzeba przekazać do Działu Zamówień Publicznych harmonogram realizacji zamówień publicznych w ramach projektu - obejmujący cały okres realizacji pracy B+R. (patrz zał. nr 2).

 

4. Jak wygląda procedura zakupu usług lub dostaw?

Przed każdym wydatkiem należy:
1. sprawdzić tryb zakupu zgodnie z Regulaminem zamówień publicznych UWM.
2. przygotować dokumenty (z logotypami, w kolorze):
-wniosek o udzielenie zamówienia publicznego,
- opis przedmiotu zamówienia,
- protokół szacowania wartości zamówienia - zebrać minimum 3 oferty cenowe,
3. Przekazać komplet dokumentów należy przekazać do CWO, a my przekierujemy je do Działu Zamówień Publicznych.
Po uzyskaniu decyzji Kierownika DZP zakup należy zrealizować zgodnie z wskazanym trybem. Skan wniosku z decyzją Kierownika DZP należy przesłać do CWO.

 

5. Czy zawsze trzeba robić rozeznanie cenowe?

Nie.

W przypadku dostaw sukcesywnych:

  • nie ma obowiązku zbierania ofert,

  • na fakturze/opisie należy wskazać numer umowy sukcesywnej.

Zamówienia z umów sukcesywnych dokonywane są w systemie ERBIZ. Po złożeniu zamówienia należy wygenerować wydruk z ERBIZ oraz poinformować o nim CWO.

 

6. Co zrobić, jeśli potrzebna jest umowa z klauzulą poufności?

W takiej sytuacji należy skontaktować się z CWO, które pomoże w przygotowaniu umowy od strony formalno-prawnej.

 

7. Jak prawidłowo dokumentować wydatki?

Każdy koszt musi posiadać komplet dokumentów, np.:

  • faktura, opis, protokół zdawczo-odbiorczy. 

Ważne zasady:

  • na dokumentach powinny być logotypy,

  • data na protokole musi być taka sama lub wcześniejsza niż data wystawienia faktury,

  • protokół zdawczo-odbiorczy powinien posiadać podpis Wykonawcy (jeśli odręczny - oryginał w wersji papierowej)

  • należy ustalać co najmniej 14-dniowy termin płatności faktur,

  • w przypadku zakupów pow. 10 000,00 zł netto należy zawrzeć umowę. 

 

8. W jakim terminie trzeba przekazać dokumenty?

Dokumenty potwierdzające wydatek należy przekazać do CWO w ciągu:

3 dni roboczych od ich otrzymania

Dokumenty muszą być wystawione zgodnie z:

  • obowiązującymi przepisami,

  • regulacjami wewnętrznymi uczelni.

 

9. Jakie wytyczne unijne obowiązują w projekcie?

Realizacja projektu musi być zgodna m.in. z:

 

10. Sprawozdawczość – co i kiedy trzeba złożyć?

Należy przygotować sprawozdanie merytoryczne z realizacji prac B+R (patrz: zał. nr 8).

  • korzystamy z przesłanego wzoru sprawozdania,

  • dokument należy złożyć w terminach:

 22.12.2025 r. – 31.01.2025 r. do dnia 06.02.2026 r. (raport)

01.02.2026 r. – 30.04.2026 r. do dnia 07.05.2026 r. (raport kwartalny)

01.05.2026 r. – 31.07.2026 r. do dnia 07.08.2026 r. (raport kwartalny)

01.08.2026 r. – 31.10.2026 r. do dnia 06.11.2026 r. (raport kwartalny)

01.11.2026 r. – 31.01.2027 r. do dnia 05.02.2027 r. (raport kwartalny)

01.02.2027 r. – 30.04.2027 r. do dnia 07.05.2027 r. (raport kwartalny)

01.05.2027 r. – 31.07.2027 r. do dnia 06.08.2027 r. (raport kwartalny)

01.08.2027 r. – 31.10.2027 r. do dnia 05.11.2027 r. (raport końcowy).

 

11. Czy jest wzór miesięcznych kart pracy? Jak szczegółowo w kartach czasu pracy mają być wykazywane czynności, skoro ma być dodatkowe sprawozdanie merytoryczne?


Odp.: (źródło – Metodyka wyliczania stawek jednostkowych na wynagrodzenia w ramach projektu, informacja otrzymana drogą roboczą przez IZ).

Wzór karty czasu pracy został opracowany (patrz: zał. nr 9). W związku z faktem, że wynagrodzenie w projekcie będzie rozliczane w oparciu o stawkę jednostkową dotyczącą faktycznie przepracowanej na rzecz projektu pełnej godziny zegarowej (60 min.), w kartach czasu pracy niezbędne będzie wykazywanie zakresu zadań wykonywanych w ramach wskazanych godzin, na potwierdzenie wykonywania obowiązków merytorycznych, bezpośrednio związanych z realizacją celu zadania nr 1. Tym samym informacje w tym zakresie nie mogą być ogólne (typu: „realizacja zadań brokerskich” czy „realizacja zadań na rzecz projektu zgodnych z zakresem obowiązków”, itp.), powinny wskazywać na konkretne działania, wpisujące się w katalog głównych działań przewidzianych dla Partnera w ramach zadania nr 1. (np.:
- Wkład w projektowanie […] podczas […] oraz w ramach programu [..].
- Wsparcie w badaniach nad narzędziami oceny służącymi […]. Opracowanie narzędzi […].
- Opracowanie koncepcji treści i harmonogramu realizacji […].
- Przeprowadzanie badań w celu zebrania aktualnych […]..
- Kontynuacja badań nad najlepszymi praktykami projektowania […].
- Projektowanie zakresu […].
- Projektowanie roli i zadań […], badanie potencjalnych profili kandydatów.
- Przeprowadzanie badań rynkowych w celu zebrania […], wspierających planowanie strategiczne,
ocenę wyników oraz rozwój wskaźników niezbędnych do […].
- Wymiana wiedzy na cotygodniowych spotkaniach zespołu, dotycząca […].
Informacje zawarte w kartach czasu pracy nie wykluczają zasadności podania przez Partnera informacji na temat zrealizowanych zadań w części merytorycznej sprawozdań, dotyczącej postępu rzeczowego w projekcie.

 

12. Czy w zamówieniach realizowanych w ramach projektu należy uwzględniać kryteria środowiskowe (zielone zamówienia publiczne)?

Tak. Zgodnie z wnioskiem o nadanie statusu Partnera projektu Science4Business – Nauka dla Biznesu oraz wytycznymi programu FENG 2021–2027, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach zadania nr 1 „Inkubator Rozwoju” powinny uwzględniać co najmniej jedno kryterium środowiskowe. 
 

Kryteria środowiskowe w zamówieniach publicznych (tzw. zielone zamówienia - GPP) to wymagania ekologiczne stawiane wykonawcom, promujące produkty i usługi o zmniejszonym negatywnym wpływie na środowisko w całym cyklu życia. Obejmują one m.in. efektywność energetyczną, redukcję emisji, wykorzystanie surowców wtórnych oraz zarządzanie odpadami

Kluczowe aspekty środowiskowe:

Przedmiot zamówienia: Obejmuje m.in. materiały budowlane, oświetlenie, środki transportu, meble czy usługi sprzątania.

  • Efektywność energetyczna: Promowanie urządzeń o niskim zużyciu energii.
  • Ekologia: Redukcja emisji zanieczyszczeń i hałasu.
  • Cykl życia produktu: Uwzględnienie wpływu od produkcji po utylizację.
  • Zarządzanie środowiskowe: Wymagania dotyczące certyfikatów środowiskowych.

Szczegółowe informacje na temat zielonych zamówień publicznych dostępne są na stronie Urzędu Zamówień Publicznych:
https://www.gov.pl/web/uzp/zielone-zamowienia2

W przypadku wątpliwości dotyczących zastosowania kryteriów środowiskowych w planowanych zamówieniach w ramach prac B+R, należy skontaktować się z CWO, które pomoże w doborze odpowiednich rozwiązań.

 

13. Czy w projekcie należy stosować zasady informacji, promocji i oznakowania?

Tak. Wszystkie działania realizowane w ramach projektu „Science4Business – Nauka dla Biznesu”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 2.5 Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) na lata 2021–2027, muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi zasadami informacji, promocji i oznakowania projektów finansowanych z Funduszy Europejskich.

Podstawowe zasady promocji i oznakowania projektu:
  1. Oznaczanie materiałów i rezultatów projektu

Monitorowanie osiągnięć i promocji wyników pracy B+R prowadzonej przez kierownika poprzez wskazywanie na zamieszczenie w abstraktach konferencyjnych, wystąpieniach, plakatach (posterach), publikacjach źródła finansowania poprzez zamieszczenie poniższej informacji:

„Praca B+R nr UWM/IR/2025/X jest dofinansowana w ramach zadania nr 1 „Inkubator Rozwoju” projektu niekonkurencyjnego pn. „Science4Business – Nauka dla Biznesu” dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 2.5 Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki na lata 2021-2027 (Umowa Partnerska nr MNiSW/2025/DPI/251).”

  1. Stosowanie właściwych logotypów

Materiały projektowe (np. prezentacje, publikacje, strony internetowe, materiały szkoleniowe, ogłoszenia, plakaty) powinny zawierać odpowiednie logotypy.

  1. Widoczność informacji o projekcie

Informacja o finansowaniu powinna być czytelna i dobrze widoczna, a logotypy stosowane zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej Funduszy Europejskich.

  1. Zgodność z wytycznymi programowymi

Działania informacyjne i promocyjne muszą być zgodne z dokumentami programowymi, w szczególności:

info promo