Nie da się robić wszystkiego. Historia o tym, jak firma zaczęła działać strategicznie

Kiedy spotykasz ludzi, którzy z pasją budują firmę od lat, znają swój biznes od podszewki, mają grono wiernych klientów i zespół, który im ufa, możesz pomyśleć: „Czego im brakuje?”. A jednak czasem to właśnie takie firmy – pełne zaangażowania i dobrej roboty – najbardziej potrzebują... zatrzymać się na chwilę.

Tak było z Iloną i Michałem Wrońskimi – właścicielami Optima Broker Ubezpieczeniowy. Nasza współpraca zaczęła się od ich udziału w warsztacie „Dobra Rozmowa”, organizowanym w ramach Enterprise Europe Network przez Centrum Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym UWM w Olsztynie. Rozmawialiśmy o komunikacji: tej, która zaczyna się od słuchania, a prowadzi do zrozumienia i głębszych relacji, także w biznesie. I to właśnie rozmowa stała się początkiem ich zmiany.

Po warsztacie umówiliśmy się na spotkanie doradcze – od niego zaczęła się zmiana, która dziś – z pełnym przekonaniem – może być nazwana strategiczną transformacją.

Jak zacząć zarządzać firmą strategicznie

„Przez lata działaliśmy bardzo operacyjnie – opowiadali po spotkaniu. – Było tego po prostu za dużo. Trzeba było zacząć patrzeć z boku.”

Z pomocą przyszło narzędzie Business Model Canvas, które wykorzystujemy w pracy z firmami, aby zobaczyć całą działalność jak na mapie. I tu – jak sami mówią – „coś pękło”.

Zamiast dalej pędzić, zatrzymali się na moment. I zaczęli pytać:

– Co robimy naprawdę dobrze?
– Gdzie procesy nie nadążają za naszym tempem?
– Co widzi klient, czego my – w środku – nie dostrzegamy?
– Co możemy zautomatyzować, oddelegować, uprościć?

To zatrzymanie pozwoliło im spojrzeć na firmę świeżym okiem – nie tylko przez pryzmat codziennego działania, ale także oczami klienta. Zobaczyli, co funkcjonuje sprawnie, które obszary wymagają usprawnienia i gdzie mogą wprowadzić zmiany, by działać szybciej, prościej, nowocześniej.

Zaraz po tej pierwszej diagnozie pojawiły się kolejne pytania:

Jaką rolę firma chce pełnić w swoim otoczeniu? Jak działa dziś – nie tylko biznesowo, ale też społecznie i środowiskowo?

Właśnie wtedy przeprowadziliśmy dla nich audyt zrównoważonego rozwoju. To był kolejny etap zatrzymania – tym razem po to, by zrozumieć, jak firma funkcjonuje jako całość. Nie tylko ujawniło to potencjalne luki, ale też pozwoliło dostrzec mocne strony, które wcześniej schodziły na dalszy plan.

Najważniejsze jednak było to, że po raz pierwszy od dawna spojrzeli na swoją organizację nie od wewnątrz – z perspektywy bieżących obowiązków – ale z zewnątrz, jak doradcy. To otworzyło przestrzeń na świadomy rozwój – zgodny z kierunkiem zmian i rosnącymi oczekiwaniami klientów oraz otoczenia.

Realne zmiany w firmie – doświadczenia krok po kroku

To, co wydarzyło się potem, nazwali „totalną zmianą”. Zaczęli od przewartościowania codzienności. Uświadomili sobie, że nie są w stanie robić wszystkiego. Że jeśli chcą, by firma rozwijała się dalej, muszą przestać być głównymi wykonawcami każdego zadania i zacząć zarządzać z poziomu strategii. Z tej jednej diagnozy uruchomił się cały proces porządkowania i budowania na nowo. Oto, co się zadziało:

🔹 Zmienili priorytety – zamiast ogarniać wszystko, zaczęli działać strategicznie. Skupili się na rozwoju, zamiast tylko na obsłudze klienta.

🔹 Zaczęli delegować – część zadań przekazali pracownikom. Postawili na ich rozwój, żeby zarząd miał przestrzeń na myślenie długofalowe.

🔹 Myślą o przyszłości – pytają nie tylko „co dziś?”, ale „gdzie chcemy być za 5–10 lat?”.

🔹 Automatyzują – procesy, które zajmowały czas, dziś stopniowo są porządkowane i automatyzowane.

🔹 Szukają funduszy zewnętrznych – złożyli wniosek do programu EENergy i pozyskali środki na zakup samochodu elektrycznego (!). To był pierwszy krok – teraz idą po więcej: przygotowują dokumentację do złożenia wniosku o dofinansowanie w programie Wzornictwo. Nasz raport z Business Model Canvas dał im mocną podstawę do tej dokumentacji.

🟢 EENergy to inicjatywa wspierająca firmy MŚP we wdrażaniu rozwiązań zmniejszających zużycie energii. Finansowane przez UE granty pomagają w realnych inwestycjach – takich jak ten elektryk.

🔹 Rozwinęli Canvas o konkretne nowe usługi – np. „Cyberbezpieczeństwo” ma dziś swój własny model, przemyślane propozycje wartości, jasny język komunikacji. Po to, by precyzyjniej opisać wartość dla klienta, lepiej dobrać komunikat, dopasować ofertę do różnych branż i sytuacji. Dzięki temu komunikacja firmy stała się bardziej świadoma, przemyślana, a marketing skuteczniejszy

🔹 Poszerzyli perspektywę – właściciele przestali skupiać się wyłącznie na pracy brokerów ubezpieczeniowych, a zaczęli rozwijać się w stronę bardziej kompleksowej, strategicznej pracy nad przedsiębiorstwem. Poszerzył się horyzont. I to dosłownie.

Od jednego spotkania do transformacji firmy – co zmieniło Optima Broker Ubezpieczeniowy Sp. z o. o.

Ilona i Michał biorą dziś udział w szkoleniach dotyczących trendów, porządkują strukturę działań marketingowych, myślą o marce i kierunkach jej rozwoju. Porządkują komunikację marketingową i wyróżniki marki, planują nową ofertę i nowe kierunki rozwoju. Nie boją się myśleć o automatyzacji, zmianach w zespole i inwestycjach. Wiedzą, że mają dobrą firmę – ale wiedzą też, że samo „ogarnianie” codzienności nie wystarczy, by rozwijać ją dalej.

Czy to koniec? Nie. Ale to dobry moment, żeby złapać oddech i powiedzieć: robimy to dobrze.

Dlaczego warto mówić o przykładach firm, które się rozwijają

Bo takich firm jak Optima Broker Ubezpieczeniowy  jest więcej.
Firm, które działają solidnie, mają klientów i zespół, ale czują, że już czas coś uporządkować, zmienić, zacząć działać inaczej.

Jeśli jesteś w tym momencie – przyjdź, porozmawiajmy.

Czasem wystarczy jedno spotkanie, żeby uruchomić zmianę, która zaprowadzi Cię tam, gdzie naprawdę chcesz być.

Chcesz też popatrzeć na swoją firmę z boku? Napisz do nas.

Autorka artykułu:

Agnieszka Tkacz

Centrum Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym UWM w Olsztynie

Tel: 89 524 52 40

E-mail: agnieszka.tkacz@uwm.edu.pl

Enterprise Europe Network – jesteśmy tu dla firm takich jak Twoja. #EENCanHelp